Kanzleien & Beratung
Qualifizierte Signaturen für Kanzleien und Beratung
Mandatsvereinbarungen, Vollmachten, Gutachten: In Kanzleien und Beratungsunternehmen zählt eine Unterschrift, die später hält. OneSign ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur im Browser, mit Audit-Trail und klarer Mandantentrennung.
Die Ausgangslage
Warten auf die Unterschrift
Ein Mandat kann erst beginnen, wenn die Vereinbarung unterschrieben zurückkommt. Post und Scans verzögern den Start.
Wer hat wirklich unterschrieben?
Bei eingescannten Unterschriften bleibt offen, wer unterschrieben hat und ob das Dokument danach verändert wurde.
Berufsgeheimnis
Mandantendaten sind besonders geschützt. Jedes Werkzeug muss Vertraulichkeit, Zugriffskontrolle und Löschung nachvollziehbar regeln.
Wofür Sie OneSign nutzen
Mandats- und Honorarvereinbarungen
Vereinbarungen mit Mandantinnen und Mandanten qualifiziert unterschreiben. Wo die Textform genügt, ist die QES mehr als ausreichend; wo Schriftform verlangt ist, kann sie diese ersetzen, soweit das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt.
Für eine gesetzliche Schriftform müssen beide Seiten qualifiziert signieren (§ 126a Abs. 2 BGB). Im Einzelfall prüfen.
Vollmachten
Viele Vollmachten sind formfrei. Eine qualifiziert signierte Vollmacht erleichtert den Nachweis, wer sie erteilt hat.
Einige Vollmachten verlangen eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung, etwa für Grundstücks- oder bestimmte Gesellschaftsangelegenheiten. Dafür reicht eine QES nicht.
Gutachten und Stellungnahmen
Gutachten, Berichte und Stellungnahmen mit einer QES unterschreiben. Jede spätere Änderung am Dokument wird bei der Prüfung erkennbar.
Bestätigungen und Protokolle
Besprechungsprotokolle, Empfangsbestätigungen und interne Freigaben mit hohem Beweiswert ablegen (§ 371a ZPO).
Verträge für Mandanten vorbereiten
Verträge, die Ihre Mandanten selbst unterschreiben, können mit einer QES unterschrieben werden, wenn die Mandanten ein eigenes Zertifikat haben.
Ausgeschlossen sind unter anderem Bürgschaften (§ 766 BGB), Schuldversprechen und -anerkenntnisse (§§ 780, 781 BGB) sowie alles, was notarielle Form verlangt.
So arbeiten Sie damit
Im Browser
Im Browser laden Sie das PDF hoch, platzieren das Signaturfeld und unterschreiben. Rollen trennen Berufsträger, Assistenz und Buchhaltung. Die Zwei-Faktor-Anmeldung kann für die ganze Kanzlei verpflichtend werden.
Per API
Kanzleisoftware oder Mandantenportale können OneSign über die REST-Schnittstelle anbinden und signierte Dokumente direkt zurück in die Akte legen.
Häufige Fragen
Kann ich über OneSign Schriftsätze bei Gericht einreichen?
Nein. OneSign erstellt qualifiziert signierte Dokumente, ist aber kein Übermittlungsweg zu Gerichten. Die Einreichung erfolgt über die dafür vorgesehenen Wege.
Ersetzt eine QES die notarielle Beglaubigung?
Nein. Wo das Gesetz notarielle Beglaubigung oder Beurkundung verlangt, reicht eine qualifizierte elektronische Signatur nicht.
Wie schützen Sie das Berufsgeheimnis?
Die Daten jeder Organisation sind strikt getrennt. Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, Inhalte werden nicht analysiert, jeder Download wird protokolliert. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und auf Wunsch eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB.
Wer stellt das Zertifikat aus?
Unser geprüfter Zertifikatsaussteller, ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, der in der EU-Vertrauensliste geführt wird und staatlicher Aufsicht unterliegt. OneSign ist Softwareanbieter und selbst kein Vertrauensdiensteanbieter.
Passt OneSign zu Ihrem Ablauf?
Beschreiben Sie kurz, was Sie signieren möchten. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen.