Praxen, MVZ & Kliniken
Qualifizierte Signaturen für Praxen, MVZ und Kliniken
Außerhalb der Telematikinfrastruktur entstehen täglich Dokumente, die eine belastbare Unterschrift brauchen: Gutachten, Bescheinigungen, Verträge. OneSign bringt dafür die qualifizierte elektronische Signatur in den Praxis- und Klinikalltag, ohne zusätzliche Kartenleser.
Die Ausgangslage
Druck, Scan, Ablage
Dokumente außerhalb der TI werden oft noch ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Das bindet Personal und erzeugt Medienbrüche.
Viele Beteiligte, wenig Überblick
In MVZ und Kliniken unterschreiben viele Ärztinnen und Ärzte. Wer was wann signiert hat und welches Zertifikat bald abläuft, ist schwer zu überblicken.
Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit
Patientendaten unterliegen der Schweigepflicht. Jedes neue Werkzeug muss klare Regeln zu Speicherort, Zugriff und Löschung haben.
Wofür Sie OneSign nutzen
Gutachten und Atteste
Gutachten für Behörden, Gerichte, Versicherungen und Arbeitgeber mit qualifizierter elektronischer Signatur unterschreiben und als PDF weitergeben.
Gegenüber Behörden ersetzt die QES die Schriftform nur, wenn ein elektronischer Zugang eröffnet ist (§ 3a Abs. 2 VwVfG). Für Gerichte gelten eigene Einreichungswege (§ 130a ZPO). Im Einzelfall prüfen.
Aufklärung, Einwilligung und Behandlungsvertrag
Ärztliche Dokumentation und Vertragsunterlagen qualifiziert signieren und mit Audit-Trail nachvollziehbar ablegen.
Erklärungen der Patientin oder des Patienten muss diese Person selbst abgeben. In OneSign unterschreibt je Vorgang eine Person mit ihrem eigenen qualifizierten Zertifikat. Die Dokumente sind in der Regel formfrei, die QES bringt vor allem Beweiswert.
Schweigepflichtentbindung und Datenweitergabe
Begleitende Schreiben und Bestätigungen der Praxis zur Weitergabe von Befunden können qualifiziert unterschrieben werden.
Erklärungen der Patientin oder des Patienten muss diese Person selbst abgeben. In OneSign unterschreibt je Vorgang eine Person mit ihrem eigenen qualifizierten Zertifikat. Die Dokumente sind in der Regel formfrei, die QES bringt vor allem Beweiswert.
Elektronisches Privatrezept
Verschreibungen für Privatpatientinnen und Privatpatienten als qualifiziert signiertes PDF.
Die Arzneimittelverschreibungsverordnung lässt für elektronische Verschreibungen die qualifizierte elektronische Signatur der verschreibenden Person zu (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 AMVV). Apotheken können den ärztlichen Status aber nicht aus dem Zertifikat ablesen. Rückfragen oder eine Ablehnung sind möglich, die Akzeptanz durch Apotheken ist nicht garantiert.
AU-Bescheinigung für Privatpatienten
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für Privatversicherte laufen nicht über die eAU. Ein qualifiziert signiertes PDF ist möglich.
Die Akzeptanz beim Arbeitgeber ist nicht garantiert. Im Einzelfall prüfen.
Wahlleistungs- und Honorarvereinbarungen
Vereinbarungen nach § 2 Abs. 2 GOÄ oder § 17 KHEntgG sowie Zustimmungen zu IGeL verlangen die Schriftform.
Ob die elektronische Form hier genügt, ist nicht abschließend geklärt. Im Einzelfall prüfen und nur mit Vorbehalt einsetzen.
So arbeiten Sie damit
Im Browser
Das Browser-Dashboard ist der typische Weg für Praxen und MVZ: PDF hochladen, Unterzeichner wählen, Signaturfeld platzieren, signieren. Rollen wie Admin, Unterzeichner, Buchhaltung und Betrachter trennen Aufgaben. Die Zwei-Faktor-Anmeldung lässt sich für die ganze Organisation verpflichtend machen. Ablaufwarnungen erinnern rechtzeitig an auslaufende Zertifikate.
Per API
Kliniken und größere Einrichtungen können OneSign über die REST-Schnittstelle an bestehende Systeme anbinden, etwa an ein Dokumentenmanagement. Getrennte API-Schlüssel für Test- und Livebetrieb, optionale IP-Freigabelisten und signierte Webhooks sind vorhanden. Bitte klären Sie die Anbindung mit Ihrem Systemhersteller.
Häufige Fragen
Ersetzt OneSign unseren Konnektor oder den eHBA?
Nein. OneSign ist keine Anwendung der Telematikinfrastruktur. Für eRezept (GKV), eAU, KIM und ePA brauchen Sie weiter eHBA, SMC-B und Konnektor. OneSign deckt die Dokumente ab, die außerhalb der TI eine qualifizierte Unterschrift brauchen.
Wie behalten wir den Überblick über viele Zertifikate?
Im Dashboard sehen Sie alle Zertifikatsinhaber Ihrer Organisation mit Status. Vor Ablauf eines Zertifikats erhalten Sie eine Warnung. Rollen legen fest, wer Zertifikate bestellen und wer nur signieren darf.
Wie lange bleiben Dokumente gespeichert?
Dokumente werden nach einer von Ihnen festgelegten Frist gelöscht. Standard sind 90 Tage, einstellbar von 7 bis 3650 Tagen. Audit-Trail und Metadaten bleiben mindestens zehn Jahre erhalten.
Die ärztliche Aufbewahrungspflicht erfüllen Sie in Ihrem eigenen Archiv. Laden Sie signierte Dokumente dafür herunter.
Können mehrere Ärztinnen und Ärzte dasselbe Dokument unterschreiben?
Eine Signaturanfrage wird von genau einer Person unterschrieben. Mehrstufige Abläufe mit mehreren Unterzeichnern bietet OneSign derzeit nicht an.
Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja. Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und auf Wunsch eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB.
Passt OneSign zu Ihrem Ablauf?
Beschreiben Sie kurz, was Sie signieren möchten. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen.